Entenda as diferenças entre ajuda de custo e benefícios para funcionários
19 Outubro 2022
Ajuda de custo é um valor pago pela empresa para cobrir despesas específicas. Saiba tudo sobre o tema!
Você sabe o que é ajuda de custo? Trata-se de um valor depositado na conta dos funcionários para que eles possam pagar despesas relacionadas ao trabalho, tais como almoços com clientes, viagens profissionais, hospedagens durante eventos e transporte com veículo próprio, entre outras possibilidades.
O montante da ajuda de custo não é considerado salário - e, por isso, não incide sobre INSS ou encargos trabalhistas. Quer saber mais sobre o que é ajuda de custo e quando é necessário disponibilizar essa verba às equipes? Fique conosco por aqui. Você verá:
O que é ajuda de custo?
Quando as equipes precisam se locomover para outras localidades, viajar a trabalho e/ou participar de eventos, por exemplo, a companhia pode oferecer uma ajuda de custo. Falamos aqui de um valor que é repassado ao funcionário justamente para cobrir as despesas necessárias para cumprir as tarefas que foram solicitadas, como hospedagens, jantares com clientes e locomoção, entre outros itens.
O objetivo da ajuda de custo é assegurar um montante capaz de permitir que cada colaborador faça as suas atividades profissionais sem precisar gastar do próprio bolso.
Esse tipo de recurso consta na Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), que diz que "toda ajuda de custo não é incorporada ao contrato de trabalho e não constitui base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário". Ou seja, trata-se de algo que é pago à parte, apenas para compensar gastos necessários ao dia a dia de trabalho. Dessa forma, não incide sobre o INSS e direitos trabalhistas.
Como funciona a ajuda de custo?
Depositado de uma só vez, o valor é calculado com base em uma estimativa dos custos necessários para um suporte ao colaboradores para que desempenhe suas funções. Ajuda de custo é diferente de reembolso, que exige uma prestação de contas para que a empresa possa ressarcir o funcionário.
A ajuda de custo é dada a cada trabalhador que precisa desenvolver atividades fora do seu local de trabalho comum - e fica totalmente sob sua responsabilidade. Ou seja, cabe a cada funcionário gerir essa quantia da forma como achar mais adequada.
Para facilitar esse trabalho, diversas companhias têm apostado nas carteiras virtuais com finalidades específicas. Um exemplo de carteira virtual disponível no mercado é o Sodexo Multi, o cartão Multi que pode ser usado desde despesas em hotéis até gastos com a infraestrutura necessária para montar um escritório para home office.
Ao fazer a compra com o cartão, o valor é automaticamente debitado da carteira virtual selecionada. Dessa forma, o usuário tem mais autonomia para decidir como vai gastar o valor recebido na ajuda de custo.
Diferenças entre ajuda de custo e diária de viagem
Como comentamos, a ajuda de custo é um valor único, que pode ser gerido pelo colaborador da maneira que considerar mais adequada.
Já as diárias de viagem são quantias usadas para cobrir exclusivamente despesas relacionadas aos deslocamentos necessários para cumprir alguma tarefa ou compromisso. Tal diária inclui hospedagem, alimentação e transporte, entre outros itens.
Na Reforma Trabalhista de 2017 foi definido que esse tipo de montante também não é considerado salário, independentemente do valor que é oferecido às equipes.
Benefícios para funcionários são ajuda de custo?
A resposta é não! Benefícios para funcionários são pagos mensalmente e não podem ser classificados como ajuda de custo. A única semelhança é que o recurso também não integra o salário dos colaboradores.
E mais: se o benefício for o vale-alimentação ou o vale-refeição, ao se cadastrar no Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT), a empresa pode garantir a isenção de encargos sociais, como INSS e FGTS, sobre o valor do benefício.
Além disso, empresas que optam pelo modelo de tributação Lucro Real ainda poderão deduzir até 4% do Imposto de Renda.
Para isso, o empregador precisa observar dois quesitos: o primeiro é o valor dos benefícios concedidos, que não pode ser maior do que um salário mínimo. O segundo é que, para fins do cálculo da dedução do IR, serão incluídos somente os trabalhadores que recebam até cinco salários mínimos.
Concluindo
A ajuda de custo é uma opção bastante utilizada pelas empresas para reembolso de despesas e gastos diversos, principalmente quando os deslocamentos são recorrentes. No entanto, trata-se de um recurso diferente de diárias de viagem, por exemplo, e de benefícios para funcionários. Por isso, é fundamental compreender as características de cada modalidade para agir de acordo com as Leis Trabalhistas.
É o seu papel como empresa proporcionar um ambiente saudável e com todas as condições essenciais para que as equipes desempenham suas funções no dia a dia! E esse tipo de solução é decisiva nessa jornada.
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